6 способов снизить свои налоги на законных основаниях

В этой статье основатель бухгалтерской компании «Хелп» Лейля Хасаншина, рассказала, как снизить налоговые платежи на законных основаниях. Эти рекомендации позволят вам вкладывать больше денег в развитие проекта.

Способы платить меньше налогов

Прежде всего уточним. Речь не о том, чтобы скрыть налоги от государства, а о том, чтобы законно платить меньше налогов, с умом подходя к ведению бизнеса и бухгалтерии. По-другому уменьшение налогов еще называют налоговой оптимизацией.

Так вот, легально уменьшить налоги можно, если использовать нюансы в законодательстве, а также оптимизировать некоторые процессы в вашем бизнесе. Для этого государство специально вводит налоговые льготы в том или ином виде, чтобы поддержать малый бизнес.

Есть несколько способов законно снизить свои налоговые платежи. Сейчас мы их перечислим, а ниже рассмотрим подробнее.

1. Выбрать систему налогообложения с учетом специфики вашего бизнеса.

2. Воспользоваться налоговыми каникулами для ряда ИП.

3. Своевременно получать документы от поставщиков.

4. Выплачивать сотрудникам часть денег в виде компенсаций.

5. Разделить бизнес на несколько компаний или открыть ИП для какого-то вида деятельности (дробление бизнеса).

6. Составить учетную политику согласно вашей деятельности.

Способ 1. Выбирайте систему налогообложения с учетом специфики вашего бизнеса

Правильно выбрав систему налогообложения, вы сможете применить налоговую льготу. Она заключается в следующем: для малого бизнеса существуют специальные налоговые режимы — ЕНВД, патентная и упрощенная системы, а также отдельный налог для сельхозпроизводителей. Особенность спецрежимов — более низкая налоговая нагрузка, чем на общей системе налогообложения. Эти режимы как раз созданы, чтобы максимально облегчить жизнь малому бизнесу.

Подробнее об этом мы писали в статье «Какую систему налогообложения выбрать».

Но важно не просто применять один из спецрежимов, а подобрать такой из них, который будет учитывать:

• специфику вашего бизнеса;
• регион, где вы ведете деятельность;
• количество сотрудников;
• суммы доходов и расходов в вашем бизнесе.

Тогда эта льгота будет максимально влиять на снижение налогов.

Также имейте в виду, что для определенных бизнесов на УСН или ЕНВД могут действовать пониженные ставки. Это зависит от региона, поскольку право снижать налоговые ставки дано региональным властям.

Рассчитать, какая система будет выгоднее в вашем бизнесе, можно с помощью простого и наглядного калькулятора на сайте налоговой. Но он, конечно, не учитывает всю специфику вашей деятельности. Поэтому его можно использовать как ориентир. Рекомендую обращаться за консультацией к опытному бухгалтеру или в консалтинговую компанию.

Кроме того, систему можно и нужно менять!

Чтобы спецрежимы приносили максимальную пользу, необходимо ежегодно рассчитывать налоговую нагрузку в вашем бизнесе. За год у вас может измениться доля расходов, вид деятельности или масштаб проекта. Например, вы работали на УСН с объектом «доходы», но за год ваши расходы резко увеличились. В этом случае имеет смысл просчитать — может, теперь выгоднее платить налог с объекта «доходы минус расходы».

Случай из практики:

Владельцы кафе в начале деятельности платили налог по УСН с объектом «доходы минус расходы». Через два года прибыль выросла и они перешли на ЕНВД. Там налог не зависит от размера выручки, а определяется площадью зала, в котором обслуживают посетителей. И это помогло собственникам законно сэкономить на налоге несколько сотен тысяч рублей.

Способ 2. Налоговые каникулы для ИП

В ряде регионов для ИП, которые впервые регистрируют свой бизнес, введены налоговые каникулы. Это означает, что в течение двух лет вы не будете платить основной налог.

Но чтобы воспользоваться этой льготой, есть 3 условия:

• Вы регистрируете ИП впервые после того, как в вашем регионе принят закон о налоговых каникулах. Регионы, где введены налоговые каникулы, можно посмотреть в таблице.

• Ваш бизнес относится к одной из четырех сфер: производственная, социальная, научная или вы оказываете бытовые услуги населению. Также региональные власти могут установить и другие виды деятельности для налоговых каникул.

• Вы выбрали упрощенную или патентную систему налогообложения. Для патентной системы есть особое условие. Если вы берете налоговый патент меньше, чем на год, то для вас налоговые каникулы будут короче — не два года, а не более срока действия двух патентов в пределах двух лет.

Еще власти регионов могут ввести ограничения, каким бизнесам нельзя работать в режиме налоговых каникул. Например, если количество сотрудников превысило определенную цифру или доход стал больше определенной суммы.

Право на налоговые каникулы будет действовать до 2021 года.

Способ 3. Получайте документы от поставщиков вовремя

На все операции в бизнесе должны быть документы. Их наличие прямо влияет на налоги. Особенно это касается расчетов с поставщиками. Чтобы уменьшить налоги на эту сумму, вашей оплаты поставщику недостаточно. Поставщик должен отдать вам документы.

Поясню на примерах, как это влияет на налоговые платежи:

• Вы работаете с НДС и заплатили аванс поставщику. На сумму НДС с этого аванса вы можете уменьшить свой НДС к уплате. Для этого поставщик должен выдать вам счет-фактуру, без которой вычета не будет. Но поставщик может просто ее не выписать (бывает и такое), или она потеряется на почте, или придет с опозданием, когда вы уже заплатите налог за квартал.

Чем плохо: нет счетов-фактур, и вы платите за квартал больше НДС. А могли бы пустить эти деньги в оборот.

• Вы применяете УСН «доходы минус расходы» и включили в декларацию для расчета налога все суммы, которые заплатили поставщикам. Это ваши расходы. Но если у вас нет товарных накладных, актов по услугам или других документов от поставщика, то есть риски. Налоговая может запросить эти документы: ей нужно подтвердить, что в счет этой оплаты вам действительно поставили товар или оказали услугу.

Чем плохо: налоговая доначислит налог и пени, если у вас не будет документов на расходы.

Таким образом, вовремя получая документы от поставщиков, вы законно снижаете налоговые платежи. Причем сразу в текущем периоде, а не переносите это на будущее. Также это позволяет избежать доначислений налогов. Поэтому если вы наладите оперативный обмен документами, у вас будет больше денег в обороте и на развитие бизнеса.

Как ускорить получение документов от поставщиков

1. Установите сервис обмена электронными документами (ЭД)

ЭД по закону равносильны бумажным документам, но при этом они обладают следующими преимуществами:

• Вы получите их гораздо быстрее, чем бумажные документы, так как они передаются и подписываются в электронном виде.

• ЭД не потеряются. Они хранятся на сервере компании, которая обслуживает обмен документами.

• Обмениваться ЭД выгоднее, чем отправлять бумажные документы «Почтой России» или курьерской службой. Так, наша компания платит 7 рублей за отправку комплекта документов через сервис СБИС ЭДО. А можно купить пакет на 1200 отправок в год по цене 6000 рублей.

Без специальной программы обмениваться ЭД вы не сможете. Но чтобы их получать, подойдет и программа для сдачи электронной отчетности. В этом случае у вас должна быть действующая электронная подпись, а у вашего поставщика — установлена система обмена ЭД. Так вы сможете получать документы еще и бесплатно. Но учитывайте, что условия обмена ЭД постоянно меняются — через 2–3 месяца они могут стать другими.

2. Проводите сверку с поставщиками по итогам каждого квартала.

Обычно для этого используют акт сверки взаимных расчетов. В нем показаны все оплаты, отгрузки, оказанные услуги за нужный период с номерами и датами документов. Акт оформляет одна из сторон сделки. Это можно сделать автоматически в бухгалтерской программе или занести данные в Excel или Google-таблицу. Вторая сторона сверяет данные акта со своим учетом. И либо подписывает без возражений, либо вносит корректировки в акт и подписывает его с разногласиями.

Пример акта — в таблице Excel для скачивания

Это позволит вам своевременно запросить у поставщиков недостающие документы. А если вам что-то недопоставили, то и вернуть излишне уплаченную сумму. Поэтому акт сверки — хороший инструмент, чтобы у вас были актуальные данные по расчетам с поставщиками.

Но учитывайте, что оформить этот акт надо сразу после окончания квартала, чтобы успеть свериться и получить документы. Ориентируйтесь, что заплатить НДС и налог по УСН надо через 25 дней после окончания квартала.

3. Назначьте сотрудника, который будет отвечать за сбор документов. Это надо оформить приказом.

Способ 4. Выплачивайте сотрудникам компенсации

Существуют выплаты в пользу сотрудников, которые не облагаются налогами. Это хороший инструмент, чтобы мотивировать персонал и при этом снизить налоги на законных основаниях. Это выгодно всем. Вы не платите с этих сумм страховые взносы на пенсию и медицину, а сотрудники — подоходный налог.

К таким компенсациям относятся:

1. Аренда автомобиля или мотоцикла у сотрудника и компенсация расходов по его эксплуатации. Здесь речь о ситуации, когда сотрудник использует свое транспортное средство для рабочих целей. Например, развозит ваш товар клиентам.

Но компенсировать аренду ежемесячно можно по следующим нормативам, иначе превышение этих сумм будет облагаться налогами:

• до 600 рублей — для мотоциклов;

• до 1200 рублей — для автомобилей с рабочим объемом двигателя до 2000 куб. см включительно;

• до 1500 рублей — для автомобилей с рабочим объемом двигателя свыше 2000 куб. см.

Еще можно компенсировать расходы на бензин, техосмотры, ремонт. По этим компенсациям лимита нет, но сотрудник должен принести документы на такие расходы. Также имейте в виду, что вам надо заключить с сотрудником два отдельных договора — на аренду автомобиля или мотоцикла и на компенсацию расходов на бензин, ТО, ремонт.

2. Оплата обучения сотрудника. Сюда относится как обучение в вузах, так и прохождение тренингов и других обучающих программ. Например, вы можете оплатить SMM-специалисту онлайн-курс по новым тенденциям продвижения в соцсетях.

3. Оплата аренды квартиры для сотрудника и расходов на переезд, если вы нанимаете сотрудника из другого города.

4. Материальная помощь. Но можно выплачивать не более 4000 рублей в год каждому сотруднику.

5. Материальная помощь сотрудникам при рождении (усыновлении, удочерении, опеке) ребенка. Здесь тоже есть лимит — до 50 000 рублей на каждого ребенка. Эти деньги можно заплатить в первый год после рождения (усыновления, удочерения).

6. Уплата процентов за сотрудников, которые взяли кредит на покупку или строительство жилья.

7. Оплата ДМС за сотрудников, если договор со страховой компанией заключен на срок не менее одного года.

Способ 5. Дробление бизнеса и чем оно выгодно

Дробление бизнеса — это разделение его на несколько компаний или открытие ИП дополнительно к имеющейся компании. В новую компанию или ИП вы можете перевести часть бизнес-операций и таким образом применять наиболее выгодную для каждого вида деятельности систему налогообложения.

Поясню на примере.

Собственнику принадлежит две компании. Компания «Мощность» производит и продает оптом оборудование. Компания «Сервис» занимается доставкой этого оборудования и последующим его обслуживанием.

Компания «Мощность» работает на общей системе налогообложения и платит НДС, так как для ее покупателей важно, чтобы поставщик работал с НДС. Компания «Сервис» работает на ЕНВД.

Такое разделение деятельности на две компании позволяет:

• Управлять бизнес-процессами эффективнее. Также бывают случаи, когда владельцу бизнеса важно разграничить свои роли. Допустим, в одном проекте быть только инвестором, а в другом — непосредственно руководить бизнесом или выступать в роли эксперта.

• Считать доходы и расходы по видам деятельности. За счет этого можно наглядно увидеть прибыльность каждого проекта.

• Снизить налоговую нагрузку, так как вторая компания применяет спецрежим.

Важно! Дробление бизнеса должно иметь четкие и обоснованные деловые цели. Снижение налогов такой целью не является. Если у вас нет обоснования, то налоговая инспекция может признать дробление незаконным и доначислить налоги.

Например, компания работает на УСН, и ее выручка вот-вот превысит лимит, после которого она должна перейти на общий режим налогообложения и платить больше налогов. Здесь велик соблазн открыть второе ООО с таким же видом деятельности, теми же собственниками и в том же офисе и перевести туда часть операций. Но такой способ будет незаконным, поскольку цель очевидна — экономия на налогах.

Однако сама налоговая считает, что дробление может служить для оптимизации бизнес-процессов и в этом нет ничего незаконного, если только речь не идет о явной цели платить меньше налогов, не имея на это законных оснований.

Рекомендации по дроблению бизнеса

Дробление подойдет не всем бизнесам, поэтому, чтобы разделить бизнес законно, надо учитывать следующее.

1. Дробление подходит прежде всего компаниям, которые имеют несколько видов деятельности. Каждый вид бизнеса можно вести по отдельной компании или открыть для этого ИП. Здесь важно правильно выбрать систему налогообложения для каждого вида деятельности.

2. У вас должна быть четкая деловая цель, ради которой вы дробите бизнес. Повторюсь, что экономия на налогах такой целью не является. Дробление может привести к налоговой оптимизации, но это будет следствием, а не причиной разделения бизнеса.

Например, деловой целью может быть:

• Привлечь новых покупателей за счет дополнительных скидок.

Допустим, вы продаете мебель — как офисную, так и для дома. Офисную мебель покупают в основном компании. Скорее всего, многие из них работают с НДС. Мебель для дома приобретают частные лица для личных нужд, для которых НДС в стоимости — это переплата.

Поэтому вы можете разделить бизнес на две компании: одна будет продавать офисную мебель компаниям, вторая — мебель для дома частным лицам. Или же можете открыть ИП для одного из направлений.

С компаниями вы будете работать на общей системе и платить НДС, а для второго бизнеса выберете наиболее подходящий спецрежим (там нет НДС). Таким образом, за счет экономии на НДС вы сможете дать покупателям скидки или сделать выгодные предложения. Я знаю примеры, когда компании законно экономили на налогах и захватывали рынок благодаря более низким ценам.

• Оптимизировать бизнес-процессы.

Например, оптовые и розничные продажи выделить в отдельные компании или ИП. За счет этого можно, допустим, усилить контроль за процессами, повысить скорость обработки заявок от покупателей, хранить товар более удобным способом, улучшить логистику, качество сервиса и в целом эффективность управления бизнесом.

И дальше розничную торговлю можно выделить на ЕНВД, чтобы платить налог не с выручки, а в зависимости от площади магазина (при этом она не должна превышать 150 квадратных метров). В некоторых же случаях выгоднее перевести розничный сегмент на ИП с патентной системой налогообложения. Но чтобы учесть все выгоды и нюансы при выборе спецрежима для вашего бизнеса, я рекомендую обратиться к специалисту.

• Повысить эффективность работы персонала.

Например, разделить сотрудников на две команды, которые будут работать в разных компаниях. Одна команда будет сфокусирована на оптовых продажах, другая — на работе с розничными клиентами. Кроме того, есть множество вариантов повышения эффективности сотрудников. Все зависит от стратегии компании и видения собственника.

3. Оформляйте все документы, если проводите сделки между своими компаниями или ИП. Это обязательно.

Если вы разделили бизнес на несколько компаний или ИП, то между собой они должны работать так же, как со сторонними компаниями.

• Заключайте договоры между всеми вашими компаниями, если они что-то продают друг другу.

• На каждую операцию (отгрузку товара, оказание услуг и так далее) оформляйте все положенные по закону документы: товарные накладные, акты оказания услуг, счета-фактуры, УПД, кассовые чеки.

• Сделайте так, чтобы документы от каждой компании подписывали разные сотрудники. Допустим, в обеих компаниях вы являетесь директором и подписываете документы. Согласитесь, странно, когда договор со стороны и компании А, и компании Б подписал один и тот же человек. Поэтому назначьте по одной из компаний сотрудника, который будет подписывать документы вместо вас.

4. У ваших компаний должны быть разные учредители и руководители.

По-другому это называют отсутствием аффилированных (взаимозависимых) лиц. Это значит, что собственники и руководители компаний не связаны между собой личными интересами. За счет отсутствия взаимозависимости бизнес-решения принимаются адекватно интересам покупателей, требованиям налоговых органов и так далее. В любом случае налоговой еще придется доказать, что аффилированность повлияла на результаты сделки.

Но сам по себе факт, что вы будете собственником двух или нескольких компаний, не говорит о незаконном дроблении бизнеса. Здесь важно учитывать конкретную ситуацию. Когда вы делите бизнес по разным видам деятельности, можете обосновать деловую цель — тогда риски минимальны. Главное, чтобы сделки между вашими компаниями были проведены по закону и на рыночных условиях. Например, чтобы цена сделки не отклонялась больше чем на 20 % от рыночной цены на аналогичные товары или услуги.

5. Разделите сотрудников по компаниям.

В ваших компаниях должны работать разные сотрудники. Конечно, кто-то из сотрудников может быть в штате в нескольких ваших компаниях. Но если у вас весь персонал числится сразу во всех компаниях, есть риски. Налоговая может обратить на это внимание и прийти к вам с проверкой.

Выше я уже описала пример, как можно разделить сотрудников по разным видам деятельности. Вы можете использовать свои варианты, исходя из специфики вашего бизнеса. Главное, чтобы такое разделение имело обоснование и действительно приносило положительный бизнес-эффект.

6. Используйте разные юридические адреса, названия, сайт, аккаунты в соцсетях.

Этот пункт — продолжение предыдущего. Ваши компании должны представлять собой самостоятельные и отличимые друг от друга юридические лица. Иначе полная схожесть адресов офисов, логотипов, названий сайтов и групп в соцсетях будет свидетельствовать о том, что все эти бизнесы — на деле одна компания. Уже были случаи, когда налоговая объединяла 3–7 компаний в одну и доначисляла НДС, и это были огромные суммы.

Поэтому позиционируйте свои компании как разные бизнесы, даже если фактически они все принадлежат вам и работают в общей связке — допустим, одна производит, другая занимается сервисом и обслуживанием.

Важно. Все эти нюансы вы должны продумать до регистрации новой компании или ИП. И я рекомендую обращаться к специалистам (бухгалтерам, юристам, в консалтинговые компании), которые помогут вам разделить бизнес действительно законно и с положительным эффектом для вашего проекта.

Совмещение разных налоговых режимов в одной компании

Однако не во всех случаях нужно дробить бизнес, чтобы перевести часть деятельности на спецрежим. Это можно сделать в рамках одной компании или ИП. Так, ЕНВД и патентную систему можно совмещать с другими режимами налогообложения.

Ко мне часто обращаются компании, которые по всей выручке работают на общей системе налогообложения или на УСН, хотя они могли бы законно перевести определенный вид деятельности на ЕНВД или патент и за счет этого снизить налоговые платежи. К сожалению, не все об этом знают. Но тут есть ограничения, что на этих спецрежимах могут работать не все виды бизнеса. Подробнее об этом мы писали здесь.

Также у меня был случай, что предприниматель часть своего бизнеса — электромонтажные работы для частных лиц — перевел на ЕНВД, а сэкономленные на налогах деньги пустил на автоматизацию процессов. Это дало его компании возможность вырасти и масштабироваться.

Способ 6. Составьте учетную политику с учетом вашей деятельности

Учетная политика — один из способов налогового планирования. Это набор правил, по которым компания ведет учет и платит налоги. В налоговых законах предусмотрен выбор: есть несколько способов, как учесть определенные расходы. И вы можете выбрать, какой способ будет наиболее выгоден вашему бизнесу. Эти способы и надо записать в учетной политике.

По закону учетная политика — обязательный документ, но часто компании составляют ее формально и не учитывают специфику деятельности.

Пример.

Допустим, ваш бизнес — оказание услуг. Вы работаете по общей системе налогообложения. По закону у вас есть право все расходы списывать сразу, а не распределять по периодам. Это позволяет без задержки снижать налог на прибыль и использовать эти деньги в обороте. Однако важно закрепить такой способ в учетной политике, чтобы не было претензий налоговой.

И таких способов в налоговом кодексе много. Ваша же задача — найти опытного бухгалтера, который учтет особенности вашего бизнеса, а не составит формальный документ. Потому что учетную политику пишет бухгалтер. Также за консультацией или составлением учетной политики вы можете обратиться к эксперту или в компании, которые оказывают бухгалтерское сопровождение бизнеса.

Поскольку в каждом проекте есть свои нюансы, задавайте вопросы в комментариях. Я отвечу на них более детально.